贈り物のお礼メールの仕方【文例付き・ビジネス編】

贈り物のお礼を伝えるビジネスメールの基本構成

まずは、メールでのお礼の伝え方の基本についてご紹介します。

お礼を伝えるメールの基本構成

メールの構成は６つに分けることができます。

1. 冒頭のあいさつ…「いつもお世話になっております」など
2. 名前…「〇〇株式会社の▲▲でございます」のように自分の所属と名前を伝える
3. お礼…何に対するお礼なのかも明記すること
   「お心づくしに、社員一同、心より感謝しております。ありがとうございました。」
   「本日〇〇が届きました。お心遣いいただき、ありがとうございます。」
   「名産地ならではの格別の品に感激しております。」（名産物をいただいた場合）
   「毎日使うものですので、本当に助かります。」（消耗品をいただいた場合）
4. 返礼…返礼の品を贈った場合にはそれについても触れる
   「なお本日、心ばかりの御礼の品として、〇〇を送らせていただきました。どうかご笑納ください。」
5. 相手の体調を気遣う…ご自愛くださいなどの一言
   「向暑の折、これから繁忙期を迎えますが、ご自愛なさってお過ごしください。」
   「まだ寒い日が続くようです。くれぐれもご自愛ください。」
6. 結びの言葉…今後の関係をお願いする言葉など
   「今後ともお引き立てのほど、何卒宜しくお願い申し上げます。」
   「取り急ぎ社員一同を代表してお礼申し上げます。」

お礼メールを送るときのポイント

メールであっても、基本的には手紙を書く際と相違ありません。ビジネス用であれば、より丁寧にするために「頭語」や「結語」を用いるのもよいでしょう。
ただし、読む側に負担をかけてしまうため、メールだからといって長文を書くのは避けましょう。件名で内容を判別できるように、わかりやすく簡潔に記載しておくことも大切です。
また、早く伝えたいからといって「取り急ぎ」を使わないように注意してください。感謝を述べたにもかかわらず、「とりあえず」といった意味で伝わりかねません。あくまで、相手への思いやりが伝わるように書きましょう。

お礼のメールは可能な限り早く送る

お礼をメールで送るときは、できるだけ早く伝えることが大切です。可能であれば、当日～翌日の午前中までに送るように心がけましょう。すぐにお礼を伝えることで感謝の気持ちが伝わりやすくなり、相手によい印象も与えられます。
万が一遅れてしまった場合は、必ずお詫びの言葉を添えてください。

定型文をそのまま使用しない

定型文のままでは形しか伝わらず、あまり印象がよくありません。ベースに定型文を使用することは間違いではありませんが、オリジナリティを出すためにも、相手との具体的なエピソードや自分の言葉を足しましょう。たとえば、いただいたものの感想や使用感、食べものであれば味などです。

メールの内容は簡潔にする

ビジネス用のメールであれば、1つのメールに複数の用件を書くことは避けてください。たまたま別件で仕事の用事がある場合でも、改めて別のメールを送るのがマナーです。長文を送ったり情報が多すぎたりすると、相手が肝心な箇所を見逃してしまうかもしれません。あくまで、お礼メールは簡潔に感謝を伝えることだけを意識しましょう。

贈り物にではなく相手の気持ちに感謝をする

贈り物をいただいた際は、まず相手がわざわざ品物を選んできてくれたことに感謝しましょう。その心遣いにお礼を伝えるのがお礼メールの目的です。失礼がないようにマナーに気を配ることも大切ですが、相手に感謝の気持ちを伝えることも忘れないようにしてください。

お礼メールの文例

ここでは、ビジネス用のお礼メールの文例を紹介します。あくまでベースとなる定型文ですので、活用できる部分を参考にしてください。

【社外】取引先へのメール

取引先から贈り物をいただいた際のお礼メールです。わざわざ用意して送ってもらった品物に対しての感想を添えると、より感謝が伝わりやすいでしょう。

※お返しがある場合

【社内】上司・同僚へのメール

上司や同僚から贈り物をいただいた際のお礼メールです。社内の場合は、少しカジュアルな言葉遣いでもよいでしょう。ただし、相手との関係性は見極めたうえで書くことが大切です。

個人で品物をいただいた場合

チームや部署で食べものをいただいた場合

ただしビジネスの場合、なかなか上記のようなパターンに当てはまらないこともあります。とはいえ、お礼メールは基本構成さえ理解していれば、作成は難しくありません。基本構成の例文を参考にして、自分で組み合わせて書いてみましょう。大切なのは、感謝の気持ちを伝えることです。

ビジネスメールに使える！お礼フレーズ集

ビジネスメールで感謝の気持ちを伝える際は、適切なフレーズを組み合わせることで、丁寧で印象のよい文章になります。
基本は「感謝→内容→締め」の流れを意識することが大切です。
以下のような表現を状況に応じて使い分けましょう。

感謝の言葉

• 心より感謝申し上げます
• 厚く御礼申し上げます
• 日頃のお心遣いに感謝いたします

贈り物についての言葉

• 社員一同ありがたく頂戴いたしました
• 大変貴重なお品を賜り感激しております
• 早速活用させていただいております

結びの言葉

• まずは略儀ながらメールにて御礼申し上げます
• 今後とも変わらぬご厚誼のほどお願い申し上げます
• 今後ともご指導のほど、よろしくお願いいたします。

これらを組み合わせることで、簡潔かつ礼儀正しいお礼メールをスムーズに作成できます。

電話でお礼する場合に気をつけること

電話でお礼を伝えることは、相手に直接感謝の気持ちを届けられる丁寧な方法で、特に日頃からやり取りのある相手には好印象につながります。
ただし、電話は相手の時間をいただく手段でもあるため、タイミングや伝え方に配慮することが大切です。
ここでは、電話でお礼を伝える際の基本的なマナーについて解説します。

相手の業務時間を考慮して連絡する

電話でお礼を伝える際は、相手の業務時間を意識しましょう。
特に始業直後や終業間際は業務が立て込んでいることが多く、対応が難しい場合もあるので、比較的余裕のある時間帯を選んで連絡するのがポイントです。
また、相手が不在だった場合には、用件を簡潔に伝え「改めてご連絡いたします」と一言添えることで、失礼のない対応ができます。
こうした配慮をすることで、相手に負担をかけずに丁寧なお礼を伝えられます。

食事時間や忙しい時間帯を避けるのが基本マナー

電話をかける際には、昼休みや繁忙時間帯を避けることも重要なマナーです。
なかでも、12時前後の時間帯は休憩中である可能性が高く、業種によっては夕方も忙しい時間帯にあたるため、相手の業務状況を想像しながらタイミングを選ぶことが求められます。
より丁寧に感謝を伝えたい場合は、電話に加えてお礼状を送ったり、直接訪問する機会を設けたりするのも有効です。
電話の最後に「改めてご挨拶に伺います」と一言添えることで、より誠意が伝わる対応となります。

お礼の品は感謝が伝わるギフト選びを

お礼の品物選びに迷っている方のために、ギフト選びのポイントについて紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

お礼の品選びのコツ

お礼の品は相手に負担を感じさせないこと、そして特別感が大切です。どこでも買えるものであればあまり喜んでもらえない可能性があります。相手が喜んでくれることも贈り物の重要な役割なので、できればちょっと凝ったもの、品質が高いものを選びましょう。

喜ばれやすいお礼の品

ビジネスでお礼をする場合、1人ではなく複数人でシェアすることを前提にしているものがふさわしいです。
気軽に消費できるような消えものの中でも、お菓子やドリンクなどは休憩中に消費できるので喜ばれやすいでしょう。特に、好みに合わせて選びやすいよう、1種類だけでなく複数の種類が入ったアソート系がおすすめです。
部署宛などにする場合は、事前に十分な個数が入っているのかも確認しておきましょう。

お礼の気持ちを伝えるフレーズ

お礼を伝えるためのフレーズには種類があります。こちらで紹介しますので、お礼のプレゼントと一緒に伝えましょう。

汎用性が高いお礼の言葉

「この度は大変お世話になり、お礼の申し上げようもございません」
「先日は大変お世話になりました」
「この度は誠にありがとうございました」

何か贈り物をいただいたときのお礼の言葉

「この度は結構なものをいただきまして、誠にありがとうございます」
「本日〇〇を受け取らせていただきました。お心遣い、痛み入ります」
「先日は大変貴重な品をいただきまして、ありがとうございました」

お世話になったときのお礼の言葉

「先日は〇〇の件でお力添えをいただき、誠にありがとうございました」

お礼の品選びにおすすめ！便利なQUOカード

お礼の品選びに迷った場合は、便利なQUOカードがおすすめです。QUOカードは全国の身近なお店で利用でき、現金と併用して使うこともできます。
デザインも豊富にあり、オリジナルデザインも最低枚数5枚から作ることができるので、オリジナリティを出したい場合にもおすすめです

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お礼メールの仕方に関するFAQ

お礼メールの仕方に関するよくある質問をいくつか紹介します。

お礼メールはいつまでに送るべき？

お礼メールはできるだけ早く送ることが重要で、理想は当日中、遅くとも翌日の午前中までに送ることが望ましいとされています。
時間を空けずに感謝の気持ちを伝えることで、相手に対する誠意が伝わりやすくなり、好印象につながります。
一方で、時間が経過してから送ると、形式的な対応に見えてしまう可能性もあります。
すぐに対応できない事情がある場合でも、可能な限り早めに一報を入れることが大切です。

返信が遅れた場合はどうすればいい？

お礼メールの送信が遅れてしまった場合は、まずその点について率直に謝罪することが重要です。
「ご連絡が遅くなり誠に申し訳ございません」といったように、はっきりとお詫びの言葉を伝えましょう。
そのうえで、いただいた贈り物やご厚意に対する感謝を丁寧に述べます。
遅れた理由については長く説明する必要はなく、簡潔に伝える程度で十分でしょう。
最後に「今後ともよろしくお願いいたします」など前向きな言葉で締めくくることで、関係性を良好に維持できます。

お礼メールで使ってはいけないフレーズはある？

ビジネスメールでは、何気なく使っている表現が相手にマイナスの印象を与えてしまうことがあります。
特に、注意したいのが「取り急ぎ、お礼まで」というフレーズです。
一見よく使われる表現ですが「とりあえず急いで対応した」というニュアンスを含むため、丁寧さに欠ける印象を与える可能性があります。
お礼の場面では不適切とされるので、使用は控えましょう。

件名はどのように書けばよい？

お礼メールの件名は、短く分かりやすくまとめることが基本です。
件名が長すぎると要点が伝わりにくく、開封前に内容が把握しづらくなるため、簡潔さを意識しましょう。
「日時＋内容＋感謝」を意識して、誰に何のお礼かが一目で分かる表現にすると効果的で、15〜25文字程度に収めると各デバ イスでも見やすくなります。
反対に短すぎる表現は内容が伝わりにくいため、具体性と簡潔さのバランスを意識することがポイントです。

まとめ

お礼メールは、感謝の気持ちを伝えるだけでなく、ビジネスにおける信頼関係を築く重要なコミュニケーションです。
送るタイミングは早さが重要で、当日または翌日までの対応が理想とされます。
万が一遅れてしまった場合でも、丁寧な謝罪と誠実な感謝の言葉を添えることで印象を損なわずに済みます。
基本的なマナーを押さえ、相手への配慮を忘れずに対応することで、より良好な関係を維持できるでしょう。

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公開日：2019年12月4日