贈り物のお礼メールや電話の仕方【文例付き・ビジネス編】

まずは電話でのお礼の伝え方を解説します。

お礼は時間が経過してから伝えると相手が忘れてしまう可能性があります。そのため、できるだけ早くお礼を伝えることが感謝の気持ちをより大きく伝えるチャンスです。電話はすぐに連絡できる手段なので、相手からの印象もよくなります。
ただし、電話だけでは失礼な場合もあるため、改めて伺う旨も一緒に伝えるとよいでしょう。

電話は相手の時間をいただくため、簡潔に伝えることが大切です。言いたいことは事前にまとめておきましょう。話すことだけでなく、相手の部署や名前の読み方についても確認しておくことをおすすめします。
また、相手の業務時間外はできるだけ避けることも大切です。負担がかからない時間帯に電話をしましょう。どうしても難しい場合は、一言添えるようにしてください。

電話の手順は以下の通りです。

もし電話した際に相手が不在だった場合は、「お礼を申し上げようと思いお電話を差し上げたのですが、また改めてお電話いたします」と言い、お礼の電話であることが相手先に伝わるようにしておくのがおすすめです。
また、お礼の電話だけでは失礼なケースもあります。その場合は、直接相手先に出向いてお礼を伝えるのがベストです。
しかし、直接会う時間を取ってもらうのは相手先に負担をかけてしまうことにもなりかねませんし、すぐに相手先の都合がつくかどうかもわかりません。そのため、まずは取り急ぎ電話で丁寧にお礼を伝え、「近々伺わせていただきますので、よろしくお願いいたします」と伝えるのがいいでしょう。

続いてメールでのお礼の伝え方をご紹介します。

メールの構成は６つに分けることができます。

定型文は便利ですが、場合によっては感謝が伝わりにくい可能性があります。そのため、相手とのエピソードなどを交えた内容にすることで、特別感のあるメールになるでしょう。
ただし、長いメールは読むのに負担がかかるため、簡潔にまとめることが大切です。

お礼のメールも電話同様にできるだけ早く送ることが大切です。何かを受け取った場合などは、必ず翌日には送るようにしましょう。特に午前中までに送るようにすると、より相手に感謝の気持ちが伝わりやすく、印象もよくなります。
また、どんな内容のメールなのか一目でわかるようにタイトルを付けておきましょう。

お礼の品物選びに迷っている方のために、ギフト選びのポイントについて紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

お礼の品は相手に負担を感じさせないこと、そして特別感が大切です。どこでも買えるものであればあまり喜んでもらえない可能性があります。相手が喜んでくれることも贈り物の重要な役割なので、できればちょっと凝ったもの、品質が高いものを選びましょう。

ビジネスでお礼をする場合、1人ではなく複数人でシェアすることを前提にしているものがふさわしいです。

気軽に消費できるような消えものの中でも、お菓子やドリンクなどは休憩中に消費できるので喜ばれやすいでしょう。特に、好みに合わせて選びやすいよう、1種類だけでなく複数の種類が入ったアソート系がおすすめです。
部署宛などにする場合は、事前に十分な個数が入っているのかも確認しておきましょう。

お礼を伝えるためのフレーズには種類があります。こちらで紹介しますので、お礼のプレゼントと一緒に伝えましょう。

「この度は大変お世話になり、お礼の申し上げようもございません」
「先日は大変お世話になりました」
「この度は誠にありがとうございました」

「この度は結構なものをいただきまして、誠にありがとうございます」
「本日〇〇を受け取らせていただきました。お心遣い、痛み入ります」
「先日は大変貴重な品をいただきまして、ありがとうございました」

「先日は〇〇の件でお力添えをいただき、誠にありがとうございました」

お礼の品選びに迷った場合は、便利なQUOカードがおすすめです。QUOカードは全国およそ6万店の店舗で利用でき、現金と併用して使うこともできます。
デザインも豊富にあり、オリジナルデザインも最低枚数5枚から作ることができるので、オリジナリティを出したい場合にもおすすめです。

ビジネスでの贈り物のお礼はマナーが大切です。マナーを守ってお礼を伝えることで、今後よりよい関係を結べるようになるでしょう。
QUOカードはメッセージが添えられる包装用の有料カードケースもご用意しておりますので、ぜひビジネスの現場でもご活用ください。