贈り物のお礼メールや電話の仕方【文例付き・ビジネス編】

最終更新日:2022年8月31日

社会人になると取引先の方から個人的に贈りものをいただく機会もあるでしょう。受け取った後はできるだけ早く本人に直接お礼を伝えたいところですが、都合がつかないこともあります。そんなときは、電話やメールで感謝の気持ちを伝えるとともにお礼の品をお贈りしましょう。
今回は、気持ちの伝え方とお礼の品選びについてご案内いたします。

  • 目次

贈り物のお礼を伝える方法【電話編】


まずは電話でのお礼の伝え方を解説します。

贈り物のお礼に電話を利用するメリット

お礼は時間が経過してから伝えると相手が忘れてしまう可能性があります。そのため、できるだけ早くお礼を伝えることが感謝の気持ちをより大きく伝えるチャンスです。電話はすぐに連絡できる手段なので、相手からの印象もよくなります。
ただし、電話だけでは失礼な場合もあるため、改めて伺う旨も一緒に伝えるとよいでしょう。

お礼電話をかけるときのポイント

電話は相手の時間をいただくため、簡潔に伝えることが大切です。言いたいことは事前にまとめておきましょう。話すことだけでなく、相手の部署や名前の読み方についても確認しておくことをおすすめします。
また、相手の業務時間外はできるだけ避けることも大切です。負担がかからない時間帯に電話をしましょう。どうしても難しい場合は、一言添えるようにしてください。


電話の手順は以下の通りです。

  1. 自分の会社名と名前を名乗る
  2. 相手の部署と名前を伝え、代わってもらう
  3. 相手が出たら、再度自分の会社名と名前を伝える
  4. いただいた贈り物に対してのお礼を言う
  5. 相手先への気遣いの言葉を伝える
  6. 電話でのお礼であることを伝える


もし電話した際に相手が不在だった場合は、「お礼を申し上げようと思いお電話を差し上げたのですが、また改めてお電話いたします」と言い、お礼の電話であることが相手先に伝わるようにしておくのがおすすめです。
また、お礼の電話だけでは失礼なケースもあります。その場合は、直接相手先に出向いてお礼を伝えるのがベストです。
しかし、直接会う時間を取ってもらうのは相手先に負担をかけてしまうことにもなりかねませんし、すぐに相手先の都合がつくかどうかもわかりません。そのため、まずは取り急ぎ電話で丁寧にお礼を伝え、「近々伺わせていただきますので、よろしくお願いいたします」と伝えるのがいいでしょう。

贈り物のお礼を伝える方法【メール編】


続いてメールでのお礼の伝え方をご紹介します。

お礼を伝えるメールの基本構成

メールの構成は6つに分けることができます。

  1. 冒頭のあいさつ…「いつもお世話になっております」など
  2. 名前…「〇〇株式会社の▲▲でございます」のように自分の所属と名前を伝える
  3. お礼…何に対するお礼なのかも明記すること
    「お心づくしに、社員一同、心より感謝しております。ありがとうございました。」
    「本日〇〇が届きました。お心遣いいただき、ありがとうございます。」
    「名産地ならではの格別の品に感激しております。」(名産物をいただいた場合)
    「毎日使うものですので、本当に助かります。」(消耗品をいただいた場合)
  4. 返礼…返礼の品を贈った場合にはそれについても触れる
    「なお本日、心ばかりの御礼の品として、〇〇を送らせていただきました。どうかご笑納ください。」
  5. 相手の体調を気遣う…ご自愛くださいなどの一言
    「向暑の折、これから繁忙期を迎えますが、ご自愛なさってお過ごしください。」
    「まだ寒い日が続くようです。くれぐれもご自愛ください。」
  6. 結びの言葉…今後の関係をお願いする言葉など
    「今後ともお引き立てのほど、何卒宜しくお願い申し上げます。」
    「取り急ぎ社員一同を代表してお礼申し上げます。」


定型文は便利ですが、場合によっては感謝が伝わりにくい可能性があります。そのため、相手とのエピソードなどを交えた内容にすることで、特別感のあるメールになるでしょう。
ただし、長いメールは読むのに負担がかかるため、簡潔にまとめることが大切です。

お礼メールを送るときのポイント

お礼のメールも電話同様にできるだけ早く送ることが大切です。何かを受け取った場合などは、必ず翌日には送るようにしましょう。特に午前中までに送るようにすると、より相手に感謝の気持ちが伝わりやすく、印象もよくなります。
また、どんな内容のメールなのか一目でわかるようにタイトルを付けておきましょう。

お礼の品は感謝が伝わるギフト選びを


お礼の品物選びに迷っている方のために、ギフト選びのポイントについて紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

お礼の品選びのコツ

お礼の品は相手に負担を感じさせないこと、そして特別感が大切です。どこでも買えるものであればあまり喜んでもらえない可能性があります。相手が喜んでくれることも贈り物の重要な役割なので、できればちょっと凝ったもの、品質が高いものを選びましょう。

喜ばれやすいお礼の品

ビジネスでお礼をする場合、1人ではなく複数人でシェアすることを前提にしているものがふさわしいです。

気軽に消費できるような消えものの中でも、お菓子やドリンクなどは休憩中に消費できるので喜ばれやすいでしょう。特に、好みに合わせて選びやすいよう、1種類だけでなく複数の種類が入ったアソート系がおすすめです。
部署宛などにする場合は、事前に十分な個数が入っているのかも確認しておきましょう。

お礼の気持ちを伝えるフレーズ

お礼を伝えるためのフレーズには種類があります。こちらで紹介しますので、お礼のプレゼントと一緒に伝えましょう。

<汎用性が高いお礼の言葉>

「この度は大変お世話になり、お礼の申し上げようもございません」
「先日は大変お世話になりました」
「この度は誠にありがとうございました」

<何か贈り物をいただいたときのお礼の言葉>

「この度は結構なものをいただきまして、誠にありがとうございます」
「本日〇〇を受け取らせていただきました。お心遣い、痛み入ります」
「先日は大変貴重な品をいただきまして、ありがとうございました」

<お世話になったときのお礼の言葉>

「先日は〇〇の件でお力添えをいただき、誠にありがとうございました」

お礼の品選びにおすすめ!便利なQUOカード

お礼の品選びに迷った場合は、便利なQUOカードがおすすめです。QUOカードは全国およそ6万店の店舗で利用でき、現金と併用して使うこともできます。
デザインも豊富にあり、オリジナルデザインも最低枚数5枚から作ることができるので、オリジナリティを出したい場合にもおすすめです。

まとめ


ビジネスでの贈り物のお礼はマナーが大切です。マナーを守ってお礼を伝えることで、今後よりよい関係を結べるようになるでしょう。
QUOカードはメッセージが添えられる包装用の有料カードケースもご用意しておりますので、ぜひビジネスの現場でもご活用ください。

公開日:2019月12月4日

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